第一章　总则

第一条　为加强基建处档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学校建设服务，特制定本制度。

第二条　档案是日常各项工作中以及良乡校区建设过程中所形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史资料。

第三条　公文承办人员应保证经办文件的系统完整，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四条　档案管理工作由计划资料科负责，专人负责档案材料的收集、管理和归档工作。

第二章　归档范围

第五条　归档的材料包括：

1.正式公文，包括基建处起草的校发文件、校内呈文等。

2.工作文件，包括工作总结、计划、会议纪要、工作简报等。

3.重要材料，包括各类报告、决议、汇报材料、领导讲话等。

4.与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.与有关单位来往的文书。

6.大事记及反映基建处重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

7.各科室形成的学校建设项目相关卷宗档案。

8.其他需要归档的各类资料。

第三章　归档时间

第六条　各类行政档案按年度归档，每年归档一次，在下一年度的3月底以前完成归档工作。

第七条　校区建设相关规划类档案、工程建设设计类档案，根据工作进展保存相关资料，该项事务全部完成后，应将所有资料按时归档。

第八条　校区建设单项工程建设基建类档案，按照学校档案管理办法中关于基建类档案的归档要求，待该工程结束后，按时归档。

第四章　归档要求

第九条　基建处在各项工作中产生的各类档案材料应由各科室和具体经办人员负责收集齐全、核对标准、系统整理后归档。经办人员平时应注意档案资料的收集，以免相关材料缺失。

第十条　归档的文件材料必须齐全完整，能准确反映各项工作的真实情况。文件材料有缺项的，资料管理人员有权拒收并限期整改。

第十一条　归档的文件材料，应字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完备、案卷折叠标准规范。不符合归档要求的，重新收集整理后再予归档。

第十二条　在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

第十三条　档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十四条　归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证。

第五章　档案管理职责

第十五条　按照有关规定做好各类档案材料的收集、整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐、分类清楚。

第十六条　按照归档范围、要求，将文件材料按时归档并且建立档案台账，做到及时全面登记。严格执行档案管理制度，保证档案的完整与安全。

第六章　档案的管理和使用

第十七条　基建处工作人员借阅档案时，做好登记管理，及时归还，做到“谁借阅，谁负责”。

第十八条　档案借阅的一般期限为1周，如因工作需要确需延长借阅时间，须由资料管理人员批准，明确延期时间。

第十九条　工作人员必须严格执行保密制度，未经批准，不准泄露有关档案材料内容，如发现档案遗失必须及时汇报，造成重大损失的将追究其相关责任。

第二十条　档案使用人员应爱护档案，保持档案卷宗的安全、完整、净洁，不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。需要摘抄或复制案卷内容时，须经相关领导批准后方可摘抄或复制。

第二十一条　借阅档案应专人专用，不准转借他人。

第二十二条　借阅人应按时归还档案，资料管理人员要定期催还借出档案。

第二十三条　本制度未尽事宜，按照学校档案管理有关规定执行。

第二十四条　本制度由基建处负责解释，自发布之日起开始实施。